Projekte

Gebaut, benutzt, im Einsatz

Keine Konzeptstudien. Jedes Projekt hier löst ein Problem, das ich selbst hatte – im Buchhaltungsservice, im eigenen Online-Handel oder in der täglichen Organisation. Alles läuft im Alltag.

Die Belegstrecke: vom Handyfoto zur DATEV-Übergabe

Kernprozess des Buchhaltungsservice · seit 2026 im Einsatz

Fünf Schritte, ein Ablauf – jeder Beleg nimmt denselben Weg.

Ausgangslage

Kleinunternehmer sammeln Belege in Schuhkartons und E-Mail-Postfächern. Beim Steuerberater kommt alles zu spät, unsortiert und unvollständig an – die Folge sind Rückfragen, Nacharbeit und Kosten auf beiden Seiten.

Umsetzung

Beleg abgeben: Foto per Handy, per E-Mail oder Abholung vor Ort
Prüfen und benennen: Vollständigkeit, Datum, Betrag, einheitliches Namensschema
Erfassen in Lexware Office nach kontierten Belegen bzw. verbindlicher Buchungsanweisung
Ablegen: sortiert, durchsuchbar, im eigenen Konto des Kunden
Übergabe Lexware- und DATEV-kompatibel an den Steuerberater, in festen Zyklen (wöchentlich oder 14-täglich)

Ergebnis

Planbarer Ablauf statt Sammelstress am Monatsende. Der Steuerberater bekommt vollständige, sortierte Daten; der Kunde behält den Zugang zu seinen eigenen Belegen – es entsteht keine Abhängigkeit.

Lexware Office
DATEV-Schnittstelle
Belegdigitalisierung
§ 6 Nr. 3 StBerG

Automatische Belegsammlung aus E-Mail und Lieferantenportalen

Automatisierung · Buchhaltungsservice und eigener Online-Handel

Belege kommen zur Buchhaltung – nicht die Buchhaltung zu den Belegen.

Ausgangslage

Der größte Zeitfresser in der laufenden Buchhaltung ist nicht das Buchen, sondern das Beschaffen: Rechnungen aus zehn Postfächern, Amazon, PayPal, Telekom, Stromanbieter – jeden Monat von Hand herunterladen, umbenennen, ablegen.

Umsetzung

Automatischer Abruf von Rechnungen aus E-Mail-Postfächern und Lieferantenportalen
Prüfung auf Duplikate und Vollständigkeit, einheitliche Benennung (Datum · Lieferant · Betrag)
Übergabe an die Buchhaltungssoftware und Ablage im Kundenordner
Fehlende Belege werden als Liste gemeldet statt im Kopf mitgeführt

Ergebnis

Aus wiederkehrender Handarbeit wird ein Lauf, der im Hintergrund erledigt ist. Die Buchhaltung beginnt mit vollständigen Belegen – nicht mit der Suche danach.

Workflow-Automatisierung
E-Mail-Import
Lieferantenportale
Lexware Office
sevDesk

Rollenbasiertes KI-Assistenzsystem für Buchhaltung und Verwaltung

Eigenentwicklung · Betrieb lokal und in datenschutzkonformer Cloud

Ausgangslage

Ein Ein-Personen-Betrieb hat dieselben Aufgaben wie ein großes Unternehmen – nur keine Abteilungen dafür. Tagesplanung, Vertriebsnachverfolgung, Belegkontrolle und Texte konkurrieren um dieselben Stunden.

Umsetzung

Feste Rollen mit klaren Zuständigkeiten: von der Tagesvorschau über Vertrieb bis zur Buchhaltungskontrolle
Werkzeuge, die die Rollen aufrufen können: Kontakte, Termine, Kennzahlen, Belegprüfung, Textprüfung
Betrieb lokal; Cloud-Verarbeitung nur über eine datenschutzkonforme Einrichtung (AWS Bedrock)
Rechtsgrenzen (keine Steuerberatung) sind als feste Regeln hinterlegt, nicht als Erinnerung

Ergebnis

Ein Tagesablauf, der morgens fertig vorbereitet ist: was ansteht, was fehlt, wer nachgefasst werden muss. Datenschutz ist im Aufbau geregelt, nicht im Nachhinein.

KI-Assistenzsystem
MCP-Werkzeuge
AWS Bedrock
DSGVO
Claude

Kunden- und Lead-Kommunikation über WhatsApp

Automatisierung · Vertrieb und Kundenservice

Ausgangslage

Anfragen kommen dort an, wo Kunden ohnehin schreiben: WhatsApp. Ohne Struktur gehen Rückfragen unter, Termine werden doppelt vereinbart und niemand weiß, welcher Kontakt welchen Stand hat.

Umsetzung

Eingehende Nachrichten werden strukturiert erfasst: Kontakt, Anliegen, Status
Terminbuchung mit festen Zeitfenstern statt Hin-und-her
Offene Punkte und Nachfass-Termine landen in einer Liste, nicht im Chatverlauf

Ergebnis

Jeder Kontakt hat einen Stand, jede Anfrage eine Antwortzeit. Vertrieb wird planbar – auch neben einem Vollzeitjob.

WhatsApp
Lead-Erfassung
Terminbuchung
Automatisierung

Regeln als Code: ein Content-System mit eingebauter Rechtsgrenze

Prozessdesign · Buchhaltungsservice

Ausgangslage

Ein Buchhaltungsservice unterliegt einer klaren Rechtsgrenze: Begriffe wie „Steuerberatung“ oder „Steuern sparen“ dürfen in keinem Text auftauchen – auch nicht angedeutet. Jeder Text musste doppelt geprüft werden: auf Markenstimme und auf Zulässigkeit.

Umsetzung

Eigene Bausteine für Blogartikel, LinkedIn-Beiträge, Newsletter und Social-Media-Posts
Markenstimme, Zielgruppe, Aufbau, Ablageort und eine Prüfliste vor dem Speichern sind fest verdrahtet
Die Rechtsgrenze ist eine nicht verhandelbare Regel im System – nicht eine Erinnerung im Kopf

Ergebnis

Aus einem Stichwort entsteht ein Entwurf, der die Prüfung bereits bestanden hat. Der Rechtsfehler wird strukturell verhindert statt nachträglich korrigiert – ein Ansatz, der sich auf jede regulierte Kommunikation übertragen lässt.

Prozessdesign
Compliance by Design
Content-Automatisierung

Nebenbei

Pine Script v6 – ein Entwicklungsstandard für TradingView

Technisches Lernprojekt: ein fester Standard für Handelsindikatoren – Versionskopf, alle Parameter von außen einstellbar, dreistufige Prüfliste (Kompilierung, Logik, Stil) vor jeder Auslieferung. Derselbe Gedanke wie in allen anderen Projekten: Fehler nicht suchen, sondern durch den Ablauf ausschließen.

Rein technisches Material – keine Anlageberatung, keine Empfehlung zum Kauf oder Verkauf von Finanzinstrumenten.

Alle Projekte laufen im eigenen Betrieb bzw. für Kunden des Buchhaltungsservice. Einblick in Aufbau und Arbeitsweise gebe ich gern im persönlichen Gespräch – Kontakt.